IMPLEMENTASI SAP ERP HCM PADA BANK EKONOMI
PENDAHULUAN
Information technology dan human resources dan tiba-tiba saja menjadi dua hal yang penting untuk disejajarkan dengan tiga fungsi organisasi sebelumnya yaitu keuangan, pemasaran, dan operasional. Untuk menjalankan suatu perusahaan perlu diterapkan tiga fungsi ini, ditambah dua fungsi yang baru untuk saling mendukung dan menyelaraskan IT dan HR. Salah satu perusahaan yang menerapakan kesemuanya itu adalah Bank Ekonomi, yang mana perkembangan sebuah perusahaan perlu diimbangi dengan kemampuan manajemen aset yang handal. Dengan 85 kantor cabang di seluruh Indonesia, Bank Ekonomi membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap dan terintegrasi. Oleh karenanya, perusahaan itu mensyaratkan sebuah solusi IT yaitu Enterprise Resource Planning Human Capital Management (ERP HCM), yang mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi, dan efisiensi data perusahaan.
COMPANY PROFILE
Didirikan pada tanggal 8 Maret 1990, Bank Ekonomi dinyatakan oleh Bank Indonesia sebagai bank yang sehat selama 24 bulan berturut-turut sejak pembukaan dan tetap bertahan hingga saat ini. Karena hasil evaluasi yang baik, maka pada tahun 1992, Bank Ekonomi berhasil mengakreditasi status menjadi Bank Devisa sehingga bentuk pelayanan kepada masyarakat semakin dapat diperluas dan dikembangkan.
Pada usia yang ke-17, Bank Ekonomi telah memiliki jaringan kantor cabang dan cabang pembantu sebanyak 85 kantor yang tersebar di 23 kota, seperti : Jakarta, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Semarang, Solo, Yogyakarta, Surabaya, Sidoarjo, Malang, Medan, Batam, Palembang, Pekanbaru, Bandar Lampung, Makassar, Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda, dan Denpasar.
Saat ini Bank Ekonomi telah berhasil meningkatkan pelayanan dengan On Line System ke seluruh cabang/capem dan penyediaan fasilitas ATM yang tersebar di seluruh lokasi strategis. Bank Ekonomi juga bekerja sama dengan jaringan ATM ALTO dan jaringan ATM PRIMA serta Debit PRIMA. Bank Ekonomi juga menyediakan fasilitas phone banking dan internet banking. Yang semuanya itu ditujukan untuk kepuasan nasabah Bank Ekonomi.
Pada tahun 2006 menjadi salah satu dari 6 Bank yang mendapatkan "Superbrands Indonesia", masuk nominasi "Bank Terbaik 2006" Versi Harian Bisnis Indonesia dan merupakan Bank Berpredikat "Sangat Bagus" dari majalah InfoBank.
Jajaran Manajemen Bank Ekonomi terus berusaha untuk meningkatkan sinergi perusahaan dan tetap melakukan inovasi-inovasi dan terobosan dalam mempertahankan posisi Bank Ekonomi sebagai bank swasta nasional yang solid, dan aman.
PERMASALAHAN
Apakah implementasi ERP HCM akan meningkatkan kinerja di Bank Ekonomi mengingat solusi IT ini begitu mahal dan butuh waktu lama untuk penerapannya?
LANDASAN TEORI
Sebenarnya apa sih yang dinamakan ERP itu dan apa manfaatnya? Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan sistem ERP? Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
Menurut Bank Ekonomi, ERP HCM yang ditawarkan SAP merupakan solusi HCM yang mereka butuhkan. Dengan solusi tersebut perusahaan memiliki tool untuk mengelola aset terpenting perusahaan, yakni karyawan.
ANALISIS
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia. Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh Perkembangan dunia Enterprice Resource Planning (ERP) yang akhir-akhir ini berkembang dengan pesat dan cepat. Tidak terkecuali Indonesia juga terkena efek dari perkembangannya. Banyak perusahaan skala interprise yang menerapkan ERP. Adalah SAP, salah satu pelaku ERP dunia, merupakan pemegang pasar software ketiga setalah microsoft dan oracle, menunjukan peningkatan yang signifikan dalam perkembangannya. Demam SAP mulai terasa di Indonesia sejak awal 2007, hal ini terlihat dari reporting SAP Indonesia tentang perkembangan perusahaan pengguna SAP yang meningkat tajam. Namun hal ini tidak diikuti/diimbangi oleh peningkantan SDM SAP yang ada di Indonesia. Akibatnya, kebutuhan akan SDM SAP banyak diisi oleh rekan-rekan kita dari negeri seberang seperti India, China, dan lain-lain. Hal ini patut sangat disayangkan, karena sebenarnya secara logika teknologi, kita memiliki kemampuan untuk itu. Masalahnya adalah masih terkendala oleh pendidikan pada Ilmu SAP sendiri yang harga pelatihannya masih belum terjangkau oleh rata-rata masyarakat Indonesia. Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya,melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka,selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. Implementasi dibagi hingga beberapa tahap. Fase Pertama, adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua, adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu 6 bulan (termasuk Go-Live support).
Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :
1. mengitegrasikan aktivitas perusahaan Pemrosesan data di dalam ERP system terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi
2. memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan
3. menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
4. memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.
KESIMPULAN
Jika diberi pelatihan secara kontinyu, para personael akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :
1. mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.
2. meningkatnya efisiensi perusahaan
3. menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia
4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh
5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik
SARAN
Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding hasil yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia.
DAFTAR PUSTAKA
www.bankekonomi.co.id
annual report Bank Ekonomi 2007
Laudon, Kenneth C. & Jane P. (2004), Management Information System, Managing the digital firm, eight edition. Prentice Hall, New York.
http://www.swa.co.id/primer/manajemen/sdm/details.php?cid=1&id=8151
http://www.wartaekonomi.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=252:mam&catid=48:prumum
Information technology dan human resources dan tiba-tiba saja menjadi dua hal yang penting untuk disejajarkan dengan tiga fungsi organisasi sebelumnya yaitu keuangan, pemasaran, dan operasional. Untuk menjalankan suatu perusahaan perlu diterapkan tiga fungsi ini, ditambah dua fungsi yang baru untuk saling mendukung dan menyelaraskan IT dan HR. Salah satu perusahaan yang menerapakan kesemuanya itu adalah Bank Ekonomi, yang mana perkembangan sebuah perusahaan perlu diimbangi dengan kemampuan manajemen aset yang handal. Dengan 85 kantor cabang di seluruh Indonesia, Bank Ekonomi membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap dan terintegrasi. Oleh karenanya, perusahaan itu mensyaratkan sebuah solusi IT yaitu Enterprise Resource Planning Human Capital Management (ERP HCM), yang mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi, dan efisiensi data perusahaan.
COMPANY PROFILE
Didirikan pada tanggal 8 Maret 1990, Bank Ekonomi dinyatakan oleh Bank Indonesia sebagai bank yang sehat selama 24 bulan berturut-turut sejak pembukaan dan tetap bertahan hingga saat ini. Karena hasil evaluasi yang baik, maka pada tahun 1992, Bank Ekonomi berhasil mengakreditasi status menjadi Bank Devisa sehingga bentuk pelayanan kepada masyarakat semakin dapat diperluas dan dikembangkan.
Pada usia yang ke-17, Bank Ekonomi telah memiliki jaringan kantor cabang dan cabang pembantu sebanyak 85 kantor yang tersebar di 23 kota, seperti : Jakarta, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Semarang, Solo, Yogyakarta, Surabaya, Sidoarjo, Malang, Medan, Batam, Palembang, Pekanbaru, Bandar Lampung, Makassar, Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda, dan Denpasar.
Saat ini Bank Ekonomi telah berhasil meningkatkan pelayanan dengan On Line System ke seluruh cabang/capem dan penyediaan fasilitas ATM yang tersebar di seluruh lokasi strategis. Bank Ekonomi juga bekerja sama dengan jaringan ATM ALTO dan jaringan ATM PRIMA serta Debit PRIMA. Bank Ekonomi juga menyediakan fasilitas phone banking dan internet banking. Yang semuanya itu ditujukan untuk kepuasan nasabah Bank Ekonomi.
Pada tahun 2006 menjadi salah satu dari 6 Bank yang mendapatkan "Superbrands Indonesia", masuk nominasi "Bank Terbaik 2006" Versi Harian Bisnis Indonesia dan merupakan Bank Berpredikat "Sangat Bagus" dari majalah InfoBank.
Jajaran Manajemen Bank Ekonomi terus berusaha untuk meningkatkan sinergi perusahaan dan tetap melakukan inovasi-inovasi dan terobosan dalam mempertahankan posisi Bank Ekonomi sebagai bank swasta nasional yang solid, dan aman.
PERMASALAHAN
Apakah implementasi ERP HCM akan meningkatkan kinerja di Bank Ekonomi mengingat solusi IT ini begitu mahal dan butuh waktu lama untuk penerapannya?
LANDASAN TEORI
Sebenarnya apa sih yang dinamakan ERP itu dan apa manfaatnya? Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
Lantas manfaat apa saja yang bisa kita dapatkan dari penerapan sistem ERP? Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
Menurut Bank Ekonomi, ERP HCM yang ditawarkan SAP merupakan solusi HCM yang mereka butuhkan. Dengan solusi tersebut perusahaan memiliki tool untuk mengelola aset terpenting perusahaan, yakni karyawan.
ANALISIS
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia. Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh Perkembangan dunia Enterprice Resource Planning (ERP) yang akhir-akhir ini berkembang dengan pesat dan cepat. Tidak terkecuali Indonesia juga terkena efek dari perkembangannya. Banyak perusahaan skala interprise yang menerapkan ERP. Adalah SAP, salah satu pelaku ERP dunia, merupakan pemegang pasar software ketiga setalah microsoft dan oracle, menunjukan peningkatan yang signifikan dalam perkembangannya. Demam SAP mulai terasa di Indonesia sejak awal 2007, hal ini terlihat dari reporting SAP Indonesia tentang perkembangan perusahaan pengguna SAP yang meningkat tajam. Namun hal ini tidak diikuti/diimbangi oleh peningkantan SDM SAP yang ada di Indonesia. Akibatnya, kebutuhan akan SDM SAP banyak diisi oleh rekan-rekan kita dari negeri seberang seperti India, China, dan lain-lain. Hal ini patut sangat disayangkan, karena sebenarnya secara logika teknologi, kita memiliki kemampuan untuk itu. Masalahnya adalah masih terkendala oleh pendidikan pada Ilmu SAP sendiri yang harga pelatihannya masih belum terjangkau oleh rata-rata masyarakat Indonesia. Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya,melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka,selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. Implementasi dibagi hingga beberapa tahap. Fase Pertama, adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua, adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu 6 bulan (termasuk Go-Live support).
Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :
1. mengitegrasikan aktivitas perusahaan Pemrosesan data di dalam ERP system terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi
2. memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan
3. menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
4. memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.
KESIMPULAN
Jika diberi pelatihan secara kontinyu, para personael akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :
1. mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.
2. meningkatnya efisiensi perusahaan
3. menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia
4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh
5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik
SARAN
Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding hasil yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia.
DAFTAR PUSTAKA
www.bankekonomi.co.id
annual report Bank Ekonomi 2007
Laudon, Kenneth C. & Jane P. (2004), Management Information System, Managing the digital firm, eight edition. Prentice Hall, New York.
http://www.swa.co.id/primer/manajemen/sdm/details.php?cid=1&id=8151
http://www.wartaekonomi.co.id/index.php?option=com_content&view=article&id=252:mam&catid=48:prumum
Tidak ada komentar:
Posting Komentar